Werken in de cloud, praktisch of prijzig?

De meeste mensen maken persoonlijk al gebruik van verschillende clouddiensten, of het nu Facebook of Spotify is of misschien Dropbox of een vorm van messaging of mail.
Bedrijven daarentegen hebben soms nog wat koudwatervrees maar ook daar wordt vaak al (ongemerkt) gebruik gemaakt van verschillende web- of cloud toepassingen. Denk bijvoorbeeld aan een managed SPAM of Firewall dienst. Backup naar een partner waarmee samengewerkt wordt of misschien staan de servers wel bij een Datacenter van een derde partij? Veel vaker dan wat men denkt zijn er, bedoeld of onbedoeld, al een aantal diensten en toepassingen die afgenomen worden uit ‘de cloud’. En wat is hierbij het sentiment of de overweging?

Traditioneel wordt er bij het overwegen van een externe ICT-dienst gekeken naar kosten enerzijds en het gemak van de toepassing anderzijds. Als het kan, veilig genoeg is, en betaalbaar lijkt dan is de keuze soms snel gemaakt. Maar wordt er ook wel gekeken naar integratie? Kan een Hosted mail dienst bijvoorbeeld ook mails versturen en ontvangen van verschillende apparaten zoals camera’s, storage oplossingen en (netwerk)monitoring toepassingen? Kan een database beheerder een back-up uit een managed Back-up-as-a-service wel (zelf) terugzetten? En is het voor een receptioniste of afdelingssecretaresse wel mogelijk om 15 agenda’s te beheren als er gekozen wordt voor een Hosted mail- en agenda toepassing?

In een groot aantal gevallen moet je bij een cloud toepassing concessies doen aan de huidige functionaliteit of (hoge) additionele kosten moeten maken om vereiste functies toch toe te kunnen voegen. Daarom is het raadzaam om vooraf niet alleen een technische audit maar juist een functionele uitvraag op te stellen en de betreffende dienst daaraan te toetsen.

Regie functie

De rol van de traditionele ICT afdeling verplaatst in een snel tempo naar een regie-rol. Verschillende partijen en contracten moeten samengebracht worden zodat de dienstverlening niet alleen makkelijker, beter en betaalbaarder wordt, maar dat het ook flexibeler aangepast kan worden aan de veranderende vraag. Belangrijke aspecten hierbij zijn:

  • Goede en passende SLA afspraken;
  • Data beveiliging in verband met Privacy wetgeving;
  • Een vooraf bekende exit mogelijkheid;
  • Migratie mogelijkheden bij stopzetten van de dienst.

Belangrijk hierbij is voor de eigen organisatie dat er een duidelijk beeld bestaat (producten-diensten catalogus) wat de medewerkers van de eigen organisatie maar ook van de verschillende dienstverleners kan en mag verwachten.

Portaal toepassingen

Steeds vaker kiezen organisaties ervoor om ICT ter beschikking te stellen via een (web)portaal. Op die manier kunnen medewerkers niet alleen overal werken maar zijn nieuwe functies vaak ook eenvoudig uit te rollen over grotere groepen gebruikers. De interface is en blijft bekend en mede hierdoor worden het aantal vragen aan de helpdesk sterk verminderd. Een mogelijk nadeel is dat het  portaal vaak bij een leverancier draait en de applicaties, werkplekken en verschillende SAAS oplossingen draaien vaak op andere plekken. Indien deze componenten frequent en intensieve interactie nodig hebben (bijvoorbeeld een order entry of voorraadsysteem en de werkplek in combinatie met de mail) dan kan de performance nog wel eens te wensen overlaten.

Een goede portaal oplossing ‘zweeft’ eigenlijk boven alle individuele componenten en acteert als de lijm tussen deze componenten. Het is dus meer dan alleen een website maar zal ook uitgerust moeten zijn met een goede netwerkontsluiting naar alle dienstverleners en gebruikerslocaties.

Praktisch?

Het is dus in de meeste gevallen niet de vraag of je in de cloud werkt maar meer hoe en welke functies al uitbesteed zijn of op termijn worden uitbesteed. Om te voorkomen dat de organisatie zich ophangt aan een contract waar functioneel of qua looptijd niet veel meer aan te doen is verdient het zeker de aanbeveling om te kijken hoe een contract op- en af te schalen is en of er mogelijkheden geboden worden om te integreren met verschillende (externe) dienstverleners. Dit om te voorkomen dat gemak erg duur wordt.

1Appliance biedt bedrijven de mogelijkheid tot een zogenaamde Cloud Readiness Assessment waarbij juist gekeken wordt naar organisatorische aspecten die geraakt worden door ICT en verschillende vormen van dienstverlening. Op basis van onze Assessment krijgt de organisatie een goed totaalbeeld van de huidige staat van haar dienstverlening en de mogelijkheden die cloud hieraan zou kunnen toevoegen.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *